Verslag van Algemene Ledenvergadering van “Ijsclub St.Anna” ,d.d. 25 november 2022, gehouden in ijsclubgebouw “De Aar”.

1. Opening:

Klokslag 20:00 uur opent Ben Roersma (vrz.) de vergadering en heet de aanwezige leden van harte welkom. In verband met COVID is in de jaren, 2020 en 2021, geen algemene ledenvergadering is geweest. Tevens verteld hij dat in het afgelopen jaar, door diverse leden, men drukbezig is geweest met herstel werkzaamheden aan o.a. het wagenpark, ijsclubgebouw.

Hierna laat hij de presentielijst rond gaan. Er hebben zich geen afmeldingen gemeld.

2. Mededelingen en ingekomen stukken:

· Er is een bijdrage gevraagd aan de Bildtse Energie Coöperatie t.b.v. nieuwe banken rond de ijsbaan. Deze is ook toegewezen en de banken zijn voorzien van het logo van de BE-Coöperatie.

· Jan Feitsma geeft aan de er enkele leden, die voorheen altijd aanwezig waren op de algemene ledenvergadering niet meer aanwezig zijn i.v.m. hun overlijden (Arie Bouma, Jan Sijtsma, Appie Ronda en Jan Veenma).

· Het bestuur heeft een vernieuwde huurovereenkomst afgesloten met de kinderopvang voor de duur van 5 jaar.

3. Bestuursverkiezingen:

Anne Hamstra geeft aan af te willen aftreden als algemeen bestuurslid. De taken worden overgenomen door baancommissaris Wietze-Jan Dijkstra.

De functie van secretaris was vacant. Het bestuur roept leden op om zich voor deze functie te melden. Hessel de Weert heeft zich gemeld als kandidaat voor de vacature en het bestuur stelt voor hem op deze positie te benoemen, wat door de leden wordt bevestigd.

Het bestuur bestaat nu wederom om 3 bestuurders.

4. Verslag kascommissie en financieel verslag:

De kascommissie die bestond uit Menno Hoekstra en Tjepko Vrieswijk heeft de financiële stukken doorgenomen en geen opmerkingen geconstateerd in de administratie en jaarverslag.

Het financieel jaarverslag wordt door de penningmeester op enkele punten toegelicht tw:

· Evenredig doorbelasten van huur en elektra naar de medegebruikers van “De Aar” zoals Kinderopvang, Kankeronderzoek en Kermis exploitanten

· De post Onderhoud is significant hoger door achterstallig onderhoudswerkzaamheden en aanpassen rommelhok naar bestuurskamer. Tevens is er LED-verlichting in het gebouw aangebracht.

· Voor de grond waarop de padel-banen zijn aangelegd is geen vergoeding ontvangen, omdat de ijsclub geen eigenaar is.

· Ondanks dat de scholen bijna geen vervoer kunnen regelen is de post schoolschaatsen weer opgevoerd in het financieel jaarverslag.

5. Benoeming nieuwe kascommissie:

Tjepko Vrieswijk, Bennie Stapensea en Gerrit Kuiken geven aan bereid te zijn om in de nieuwe kascommissie te gaan zitten.

6. Jaarverslag 2021 – 2022:

De secretaris leest het laatste jaarverslag voor dat Marco Kok nog heeft opgesteld en dat door de leden wordt aangenomen en geaccordeerd door de voorzitter.

7. Rondvraag:

Jan Feitsma vraag of de lantaarnpaal (de grote in het midden aan zuidzijde grenzend aan de padel-baan) inmiddels is verzet.

Antw: De tennisvereniging heeft geen last van de deze lantaarnpaal, maar mocht tijdens de winter blijken dat deze niet goed staat wordt het meegenomen in het onderhoud van de ijsbaan.

De voorzitter vermeld dat er wordt gewacht wanneer de gemeente komt met de inventarisatie en evt. vervangen van alle lantaarnpalen van alle sportverenigingen, zodat we kunnen overstappen op LED-verlichting.

Medio oktober 2022, tijdens het jaarlijks overleg met de Slikrollers, is kenbaar gemaakt dat beide verenigingen zullen samenwerken d.m.v. een onderzoek waarbij een nieuwe skillerbaan kan worden aangepast naar een ijsbaan.

Tjepke Pieter de Vries vraagt of er bij groot onderhoud van het rijdend materiaal financieel beroep op de ijswegen Centrale kan worden gedaan:

Antw: Alco de Jong vermeld dat dit mogelijk is, echter niet bedoelt voor kleine uitgaven.

Jan Dijkstra vraag of er aanvraag is gedaan voor het organiseren van Fries kampioen kortebaan wedstrijd.

Antw: Henk Dekkinga kan vermelden dat dit niet meer mogelijk is, omdat de baan inmiddels te klein is geworden. Dit vanwege de aanleg van de padel-banen.

Jan Feitsma vraag wanneer komt er water op de baan?

Antw: Anne Hamstra verteld dat er pas water op de baan komt als het gras is gemaaid en de temperatuur is gedaald (vanaf 1 Nov t/m 25 Nov. is de temperatuur niet beneden 10 graden geweest). Bart van der Schaaf zal nogmaals navraag doen bij de gemeente om het maaien. Na het maaien zal Tjepke-Pieter de Vries “de putten” dichten, zodat het water niet wegstroomt.

De penningmeester vermeld nog dat er leden binnen de vereniging zijn die vrijwillig meer betalen dan alleen het lidmaatschap, met als reden: ”gebruik dit maar voor de minder bedeelden onder ons”.

8. Sluiting:

De voorzitter spreekt uit dat nu een streep onder het dossier Padel-banen moet worden gezet en sluit de vergadering om 22:30. Hij nodigt iedereen uit voor een drankje en hapje en een rondleiding naar de toekomstige bestuurskamer.

Update woensdag 10 februari 2021

Helaas helaas.... door de toch al slechte kwaliteit van het ijs vanwege ingevroren sneeuw, weinig vorst dus dun ijs en na het nieuwe pak sneeuw van vandaag zijn we nog niet veel verder. Morgen meten we de dikte van het ijs en gaan we kijken of het vertrouwd is om er op te gaan. Afhankelijk daarvan beslissen we wat we kunnen doen om hopelijk de baan toch open te kunnen doen. wordt dus vervolgd.....

vanavond, 8 februari 2021, is de ijsvloer geïnspecteerd. Helaas is de baan nog niet helemaal dichtgevroren. Bovendien is de kwaliteit van het ijs zeer slecht en het is nog afwachten hoe dat is over 2 dagen is. de ijsvloer groeit ook niet hard. Door de harde wind is de gevoelstemperatuur zeer laag, maar al met al vriest het niet hard, op het moment van inspectie vroor het maar 2 graden. Woensdag gaan we weer kijken hoe de situatie dan is, of het ijs is gegroeid en of we er eventueel met machines op kunnen om iets aan de kwaliteit te doen. Wordt vervolgd....

https://www.omropfryslan.nl/nieuws/1033722-ijsmeester-sytse-kroes-het-allemaal-smotsijs-het-ligt-er-vrij-beroerd-bij

Op 12 december hebben wij via de mail een reactie gehad op de gepubliceerde stukken van de schriftelijke jaarvergadering 2020. hieronder treft u de ingebrachte reactie en de antwoorden van het bestuur.

Geachte heer Timmermans,

Hartelijk dank voor uw betrokkenheid en reactie. Als voorzitter van de Bildtse Tennisclub beschikt u over meer informatie dan onze andere leden, dit blijkt ook uit uw vragen. Omdat het niet aan ons is de plannen van uw Tennisclub naar buiten te brengen, kunnen wij niet alle vragen op detailniveau beantwoorden. Uw reactie op de stukken van onze jaarvergadering en onze beantwoording publiceren wij op onze website.

//////////////////

Uw ingekomen reactie:

12 december 2020

Beste bestuursleden van de ijsclub,

Hierbij wil ik als lid van de ijsclub gebruik maken van het recht om een stuk in te dienen voor de vergadering.

Er is dit jaar op initiatief van de tennisclub een plan voor herinrichting van het complex binnen gekomen. Dit plan is door vele mensen, clubs, gemeentelijke organen en plaatselijk belang omarmd en gesteund. In uw agenda voor deze vergadering lees ik het volgende: Er zijn gesprekken geweest met de tennisvereniging in verband met hun wens een gedeelte van de ijsbaan in te richten als padelbanen. Omdat hierdoor de sprintbanen te kort zouden worden is hier geen overeenstemming over bereikt.

Omdat het in mijn beleving voor het dorp Sint Annaparochie een uniek plan is, voor vele mensen een welkome aanvulling op de faciliteiten in het dorp zijn, vraag ik mij het volgende af:

1. Een gedeelte van de ijsbaan komt als lid op mij over als een groot gedeelte van de ijsbaan, hoeveel grond wilde de tennisclub gebruiken en waar ligt deze grond op de ijsbaan ?
2. Is er ook concreet gekeken naar alternatieven en zo ja wat is de reden van afwijzing van deze alternatieven ?
3. Is er ook rekening gehouden met de belangen van de medegebruiker van het complex, De Slikrollers?
4. Waarom is het plan niet voorgelegd aan de leden en moeten zij hierover niet beslissen gezien het belang voor het dorp?
5. Is er contact geweest met de eigenaar van de grond, de Gemeente en zo ja wat vindt zij er van?
6. Is het plan, inclusief de twee alternatieven,  voorgelegd aan het gehele bestuur en zo ja, hoe dachten de andere bestuursleden over het plan?
7. Wat is de route volgens de statuten voor besluitvorming binnen de ijsclub en wat was de uitslag van stemming voor het plan?

Daarnaast heb ik nog de volgende algemene vragen:

1. Wat is de procedure voor benoeming van nieuwe bestuursleden?
2. Hoe staan wij er als club financieel voor?
3. Wat gebeurt er met initiatieven en plannen die binnen komen?

Vóór vaststelling van de stukken, zou ik graag als lid een antwoord op mijn vragen willen hebben. Denk ook dat de overige leden van uw club hierin zijn geïnteresseerd.

Alvast dank voor uw reactie.

Met vriendelijke groet,

Theo Timmermans

//////////

Onze antwoorden op uw vragen:

1. Een gedeelte van de ijsbaan komt als lid op mij over als een groot gedeelte van de ijsbaan, hoeveel grond wilde de tennisclub gebruiken en waar ligt deze grond op de ijsbaan ?

Antwoord: Het betreft een hoek van de ijsbaan aansluitend op het terrein door de tennisclub is (nog) geen exact aantal vierkante meters benoemd wat zij in hun ogen nodig hebben. Het naar buiten brengen van de plannen is overigens niet aan ons als IJsclub, maar aan u als Tennisvereniging.

1. Is er ook concreet gekeken naar alternatieven en zo ja wat is de reden van afwijzing van deze alternatieven ?

Antwoord: er zijn tot op heden meerdere varianten aan de orde geweest. Deze varianten zijn, door de ruimte van de ijsbaan die zij innemen (specifiek de sprintbaan) en de locatie waar ze gepositioneerd waren, niet reëel. Als ijsclub kunnen wij hier niet mee in stemmen. Wel hebben wij de tennisvereniging een aantal alternatieve suggesties voor hun initiatief gedaan.

1. Is er ook rekening gehouden met de belangen van de medegebruiker van het complex, De Slikrollers?

Antwoord: De Slikrollers zijn in deze geen belanghebbende omdat door de gewenste plannen van de tennisclub zij geen terrein hoeven in te leveren.

1. Waarom is het plan niet voorgelegd aan de leden en moeten zij hierover niet beslissen gezien het belang voor het dorp?

Antwoord: Aangezien er gesprekken zijn gevoerd en er geen definitief plan voorligt is het bestuur aan zet.

1. Is er contact geweest met de eigenaar van de grond, de Gemeente en zo ja wat vindt zij er van?

Antwoord: Zoals u als voorzitter van de Tennisclub weet, zijn er ook gesprekken met de gemeente. Op verzoek van de Tennisclub is de gemeente (weer) ter plaatse geweest en is een gesprek met ons gevoerd waarbij wij de gemeente hebben toegelicht waarom de huidige ruimtelijke inpassing van uw plan niet past. De gemeente zou u op de hoogte brengen van de resultaten van dit gesprek.

1. Is het plan, inclusief de twee alternatieven,  voorgelegd aan het gehele bestuur en zo ja, hoe dachten de andere bestuursleden over het plan?

Antwoord: Ja, uiteraard is dit gedaan. Het bestuur is hierin unaniem.

1. Wat is de route volgens de statuten voor besluitvorming binnen de ijsclub en wat was de uitslag van stemming voor het plan?

Antwoord: Besluitvorming over officiële verzoeken vindt plaats in het bestuur van de IJsclub, in voorkomende gevallen kan een besluit worden voorgelegd aan de leden.

Daarnaast heb ik nog de volgende algemene vragen:

1. Wat is de procedure voor benoeming van nieuwe bestuursleden?

Antwoord: De verkiezing van nieuwe bestuursleden vindt plaats in de AVL. Bestuursleden worden voor een periode van 4 jaar benoemd. Bestuursverkiezingen worden aangekondigd in de agenda van de algemene ledenvergadering. Overigens is het, net als bij veel verenigingen, moeilijk om bestuursleden te vinden. Wij beschikken gelukkig over betrokken bestuursleden waarvan sommige zich al heel lang inzetten voor onze ijsclub.

1. Hoe staan wij er als club financieel voor?

Antwoord: Goed. Normaal gesproken wordt het financiële overzicht uitgedeeld en behandeld op de ALV. Door Corona was dit niet mogelijk. U kunt dit overzicht op verzoek inzien.

1. Wat gebeurt er met initiatieven en plannen die binnen komen?

Antwoord: Plannen die schriftelijk binnenkomen bij het bestuur worden gewogen en besproken in het bestuur. Het bestuur maakt de afweging of een plan besluitrijp is en bepaalt haar standpunt. Ook bepaalt het bestuur of er ledenraadpleging nodig is.

Tot slot: als bestuur van de ijsclub zijn wij het met u eens dat de uitbreiding van het sportaanbod in Sint Anne met padelbanen zeker van meerwaarde is voor ons dorp en de wijdere omgeving. En ondanks dat we de afgelopen jaren zelden een goede winter meemaken, is ook een ijsbaan van grote waarde voor ons dorp. Bij de juiste ruimtelijke inpassing moet, ons inziens, een volwaardige ijsbaan prima kunnen blijven bestaan, naast de ambities van de Tennisclub. Daarom zijn wij ook positief over het feit dat de gemeente is betrokken bij de gesprekken en de planvorming.

Over de plannen van de Bildtse Tennisclub zijn wij nog met de Tennisclub en de gemeente in gesprek. Ons inziens zijn de plannen nog niet besluitrijp en moeten er nog andere varianten verkend en besproken worden.

Met vriendelijke groet,

Bestuur IJsclub Sint Annaparochie